Job Details

Vue d’ensemble du poste

Le ou la titulaire du poste est responsable de fournir un soutien administratif et technique au sein du bureau de Montréal. Ce poste consiste à assurer la bonne coordination et la mise à disposition des espaces destinés aux clients et aux équipes internes, notamment les salles de réunion et les installations, tout en faisant preuve d’un haut niveau d’organisation, de réactivité et de prestation de services.

PARTIE A: Responsabilités et tâches connexes

Services à la clientèle et aux installations

• Assurer la préparation quotidienne des salles de conférence ainsi que des événements internes et externes périodiques, y compris l’installation et le démontage, et fournir un soutien technique.
• Configurer (placer) le mobilier modulaire des salles de conférence selon les besoins des réunions.
• S’assurer que les avocats en visite disposent des fournitures de bureau nécessaires avant leur arrivée (p.ex., stylos, surligneurs et papier) et remplacer les claviers ou l’équipement, au besoin.
• En collaboration avec la chef des services administratifs, veiller à ce que les locaux soient en bon état, notamment en les examinant régulièrement pour repérer les problèmes, et agir comme personne-ressource pour la gestion des installations, notamment en coordonnant l’accès des fournisseurs et des entrepreneurs, en signalant les problèmes et en assurant le suivi des problèmes liés aux installations.
• Soumettre des demandes de service à la direction de l’immeuble (par exemple, entretien, nettoyage, réparations) et en assurer le suivi par le biais de leur plateforme personnalisée.

• Contribuer au soutien opérationnel quotidien des locaux, notamment en participant aux déménagements de mobilier et aux réaménagements des espaces de travail, en installant des œuvres d’art et en effectuant d’autres tâches d’aménagement et d’entretien liées aux bureaux, selon les besoins..
  

  Soutien technique

• Assurer la liaison avec les clients internes et externes afin de coordonner les besoins en services techniques pour les réunions et événements virtuels et en personne, notamment la planification préalable, la gestion opérationnelle et la prise en charge des équipements audiovisuels des salles de réunion.
• Agir comme personne-ressource en matière de soutien technique audiovisuel, notamment en effectuant des tests et en procédant au dépannage des équipements audiovisuels. Consigner et signaler les problèmes techniques, et transmettre les problèmes complexes au service de soutien technique audiovisuel, au directeur - Technologie audiovisuelle et services de bureau, ainsi qu’aux fournisseurs externes si nécessaire.
• Assurer le soutien technique et la maintenance de l’ensemble des équipements informatiques (matériel et logiciels) du bureau de Montréal pour permettre au personnel et aux avocats de travailler efficacement.
  

   

  Cela comprend notamment:

  • Résoudre les problèmes techniques et fournir un soutien général aux utilisateurs.
  • Coordonner les mises à jour et la maintenance.
  • Créer une image système de l’ordinateur portable des nouveaux employés et passer en revue la liste de vérification pour s’assurer que tout est prêt pour accueillir les nouveaux membres du cabinet.
  • Veiller à ce que les bureaux et les postes de travail soient équipés d’écrans, de souris, de claviers, etc. en bon état de fonctionnement.
  • Aider les utilisateurs à configurer les systèmes Torys sur leurs appareils mobiles.
  • Assurer la remise en état et la maintenance des équipements informatiques dans l’ensemble du bureau.
  • Assurer la maintenance des imprimantes, notamment en remplaçant les cartouches d’encre, en effectuant la maintenance préventive, en diagnostiquant les problèmes et en procédant aux réparations ou en transmettant les problèmes à notre fournisseur de service de gestion d’impression.
  • Commander le matériel nécessaire, planifier les interventions techniques, etc.
• Saisir les demandes de service, les incidents et les solutions et en faire le suivi selon les procédures des Services informatiques.
• Collaborer avec le Service d’assistance pour fournir un soutien sur place aux utilisateurs finaux en cas de problèmes liés aux applications et au matériel, notamment pour le dépannage, la mise en œuvre de solutions et le signalement approprié des incidents. Consigner et signaler les problèmes techniques à l’aide de l’outil de gestion des services informatiques et transmettre les problèmes complexes ou liés aux services informatiques au directeur - Gestion des services informatiques.
  
  

  Soutien administratif

• Répondre rapidement et avec courtoisie aux demandes des avocats, des clients et des visiteurs.
• Veiller à ce que les avocats en visite à Montréal disposent de tout le matériel de bureau et des équipements techniques nécessaires avant leur arrivée.
• Commander et réapprovisionner les fournitures électroniques du bureau (gestion des stocks).
• Assurer une relève adéquate au sein de l’équipe pendant les congés, les pauses, les heures de dîner et autres absences grâce à une collaboration efficace.
• Participer au rapprochement mensuel des factures et à la comptabilisation des dépenses liées aux services de gestion de l’immeuble.

Qualifications (études, titres de compétence et expérience)

• Diplôme ou formation postsecondaire en technologie, ou expérience équivalente.
• Une ou deux années d’expérience connexe, de préférence dans un cabinet d’avocats ou un environnement de services professionnels.
• Compétences techniques nécessaires pour utiliser divers équipements et résoudre les problèmes techniques liés à ceux-ci, notamment les équipements de présentation, les salles Microsoft Teams, les salles Zoom, les espaces de réunion où les participants apportent leur propre appareil, les ordinateurs portables, les imprimantes, les appareils mobiles et les photocopieurs.
• Bonne connaissance pratique des logiciels Microsoft Office.
• Expérience de travail dans un système électronique de gestion de documents, un atout.

PARTIE B: Compétences principales (attributs, qualités et valeurs).

• Attitude axée sur le service à la clientèle et capacité de répondre aux besoins de plusieurs clients simultanément.
• Excellentes aptitudes pour la communication (orale et écrite) et entregent pour interagir efficacement avec des personnes à tous les échelons de l’organisation.
• Excellentes habiletés interpersonnelles et capacité de travailler efficacement de façon autonome ou en collaboration dans un contexte d’équipe.
• Excellent sens de l’organisation et bonnes compétences en gestion du temps afin d’établir les priorités, de respecter les échéances et de travailler avec un minimum de supervision.
• Capacité avérée de travailler dans un milieu professionnel caractérisé par des échéances courtes, où les activités se déroulent à un rythme rapide et où la précision et le souci du détail sont nécessaires.
• Approche de travail axée sur la flexibilité, la motivation et l’esprit d’initiative tout en faisant preuve de bon sens, notamment en ce qui concerne le traitement des informations confidentielles en toute discrétion.
• Disposition à effectuer des heures supplémentaires, y compris le soir et la fin de semaine au besoin.
• Capacité de déplacer (pousser et tirer) du mobilier de salle de conférence (p.ex., tables à dessus rabattable et cloisons amovibles) et de soulever de 50 à 75livres.

Position Overview

The Client Services & Technical Support Coordinator is responsible for providing administrative and technical support to the Montréal office. This role supports the coordination and readiness of client and internal spaces including boardrooms and facilities, while maintaining high standards of organization, responsiveness, and service delivery.

PART A: Position Accountabilities/Supporting Activities

Client and Facility Services

• Responsible for the daily administration of boardroom meetings and periodic internal and external events, including the set-up and tear-down, and technical support of technology.
• Configure (arrange) modular boardroom furniture according to meeting requirements.
• Ensure visitor lawyers have the office supplies required prior to arrival (e.g., pens, highlighters, paper) and switch keyboards or equipment as needed.
• In collaboration with the Office Manager, maintain the condition of the office premises, including completing regular reviews of the office premises for deficiencies and act as a resource person for building management matters, including coordinating vendor and contractor access, reporting deficiencies, following up on facilities-related issues,
• Submit and follow up on service requests to building management (e.g., maintenance, cleaning, repairs) through their personalised platform.
• Assist with the day-to-day operational support of the office space, including furniture moves, workspace reconfigurations, hanging artwork, and other office-related setup and maintenance activities as needed.

   

  Technical Support

• Liaise with internal and external clients for the technical execution of in-person and virtual meetings, including pre-production planning, operating, and moderating boardroom A/V equipment.
• Act as point of contact for all Audio-Visual (A/V) technical support including performing testing and troubleshooting of A/V equipment. Log and report technical issues and escalate complex issues to AV Tech Support and Director AV & Office Services and external vendors as required.
• Support and maintain all technology (hardware and software) in the Montreal office to ensure staff and lawyers can work efficiently.

  This includes but is not limited to:

  • Resolve technical issues and provide general user support.
  • Coordinating upgrades and maintenance.
  • Imaging laptops for new employees and reviewing the checklist to make sure that everything is set up prior to their start.
  • Ensuring office and desks are set up with functioning monitors, mice, keyboards, etc.
  • Assist users with configuring mobile devices for Torys systems.
  • Reconditioning and maintaining inventory of tech equipment throughout the office.
  • Maintaining printers, including toner replenishment, preventative maintenance, issue-diagnosing, and repair or escalation to our managed print solutions vendor.
  • Ordering devices as necessary, scheduling technology repairs, etc.
• Responsible for the entry and tracking of service requests, incidents and resolutions while following existing Information Services procedures.
• Work with Helpdesk to provide onsite end-user support for application and hardware issues, including troubleshooting, solution implementation, and appropriate escalation. Log and report technical issues using the IT Service Management tool and escalate complex or IS service delivery issues to the Director, IT Service Management.

   

  Administrative Support

• Address inquiries promptly and courteously for visiting lawyers, clients, and visitors.
• Ensure visiting lawyers have all required office and technical supplies prior to arrival.
• Responsible for ordering and restocking office electronic supplies (inventory management).
• Ensure appropriate team coverage during vacations, breaks, lunch periods, and other absences through effective collaboration.
• Assist with monthly invoice reconciliation and expense posting for building management services.

Qualifications (Education/Credentials/Experience)

• Diploma or post-secondary training in technology, or equivalent experience.
• 1-2 years related experience, preferably within a law firm or professional services environment.
• Technical aptitude to operate and troubleshoot equipment including presentation equipment, Microsoft Teams Rooms, Zoom Rooms, BYOD meeting spaces and laptops, printers, mobile devices, photocopiers.
• Strong working knowledge in MS Office product suite.
• Experience working in an electronic document management system would be an asset.

PART B: Core Competencies (Attributes/Qualities/Values)

• Excellent client service orientation with the ability to manage multiple client needs simultaneously.
• Strong verbal and written communication skills, with the ability to interact effectively with individuals at all levels of the organization.
• Excellent interpersonal skills, with the ability to work effectively both independently and collaboratively in a team environment.
• Strong organizational and time management skills, with the ability to prioritize, meet deadlines, and work with minimal supervision.
• Proven ability to work in a fast-paced environment under tight deadlines, with accuracy and exceptional attention to detail.
• Flexible, self-motivated, and able to take initiative while exercising sound judgment, including the ability to handle confidential information with discretion.
• Flexibility to work overtime, including evenings and weekends, as required.
• Ability to shift (push/pull) substantial boardroom furnishings (flip top tables, sliding wall partitions, etc.) and lift 50-75 lbs.